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  • 執筆者の写真ozaki toshiharu

効率的に仕事をするコツ ~タスクマネジメント編~



頭の中がやるべきことややりたいことで溢れていると、「あれもやらなきゃ!これもやらなきゃ!」と他のタスクに意識が向いて、目の前に集中することができません。



特に仕事においては、計画的且つ円滑に進めていく必要があるため、思ったようにタスクを進められないと、企業側からの評価が下がったり、自身にとっても大きなストレスとなるため、タスクマネジメントは社会人として是非身につけておきたいスキルです。



タスクマネジメントを適切に行うためには様々な方法がありますが、今回はGTDについて少しご紹介していきたいと思います。



GTDとは?

GTDはアメリカで主流となっているタスク管理術のことで、Getting Things Doneの頭文字が語源となっています。



GTDは5つのステップから構成されており、これを1週間など1区切り毎に繰り返すことでタスクを適切に管理することができます。



① 収集

頭の中にある「やらなければならないこと」「気になっていること(問題)」を紙などの「バケット」に書き出します。バケットは紙以外にPC上にある整理箱のようなものでもOK。バケットは最低でも週に1度は整理し、空にするようにします。


② 処理

書き出した内容を大枠で分類します。基本的なGTDでは次のリストを作って分類することが主流です。


・インボックス

・今すぐやること

・連絡待ち

・プロジェクト(2つ以上のタスクを含むもの)

・いつかやる


この処理を行う際ですが、「するのに2分かからない仕事は、今すぐ行う」という「2分ルール」を作ることが重要です。2分程度で終わる細かい仕事などは、リストから早めに消してスッキリさせる必要があります。


③ 整理

処理で作ったリストを、自分がスケジュール管理に使っているスマートフォンやシステム手帳などにはめ込んでいきます。今後はこのリストを随時追跡しながら、仕事をこなすようにしていきます。


④ 見直し

今の自分の状況や状態で対応が可能か見直しを行い、再検討します。この際、やり忘れているものがあればすぐに着手するようにします。また、先延ばししがちな人はリストに大変なものが残ってしまうことが多いため、機械的にリストの上から順に着手することがおすすめです。


⑤ 実行

ここまできたら下処理は完了です。あとは実際にタスクを順に処理していきましょう。新しいタスクが生じた場合はインボックスに入れるか、直接分類するようにしましょう。



タスクマネジメントは仕事において重要なスキルですが、就職活動においても大きなウェイトを占めるため、しっかりと行っていくことが大切です。



今回のご紹介はここまでとなりますが、My Pieceおだわらでは仕事における様々な場面に対応したビジネススキルを身につけるため、専門家による「ビジネスマナートレーニング」や「就活セミナー」など様々なプログラムを設けています



このほかにもどのようなサポートが受けられるかもっと知りたい、またはオフィスの雰囲気を見てみたいなど、ご興味のある方はお気軽にご連絡ください。



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